Organizace času aneb proč mám rád Microsoft

Martin Snížek používá na organizaci času Outlook, a v tom se s ním zcela shoduji. Microsoft Office Outlook 2007 na Windows Vista (či alespoň Microsoft Office Outlook 2003 na Windows XP s integrovaným Windows Desktop Search) je mimořádně mocný nástroj.

Outlook 2007 je totiž nejen úžasný emailový klient, ale PIM i správce projektů.

Proč samotný emailový klient dávno nestačí

Síla Outlooku spočívá v dokonalém propojení emailů, úkolů, kategorií, kalendáře, kontaktů, poznámek a deníku. Pouhý primitivní emailový klient typu Mozilla Thunderbird na správu emailů a úkolů s nimi spojených opravdu nedostačuje.

Řada emailů je totiž zároveň úkolem, který je potřeba zpracovat v určitém termínu, s určitou prioritou, delegovat jej pár lidem, případně pár lidí pozvat na meeting s tímto emailem souvisejícím.

Toto vše Outlook umí a primitivní Thunderbird nikoliv.

Přijde Vám třeba požadavek na schůzku emailem do Outlooku, vy ji zařadíte třeba do kategorie "Webdesign - smlouvy" (kategorií si můžete vytvářet neomezené množství), přiřadíte této události datum a upozornění na ni, a zapíšete do kalendáře v Outlooku. Protistraně se pošle automaticky upozornění na tuto schůzku (či její potvrzení), a zároveň pošlete podobné pozvání na schůzku několika dalším účastnícím se spolupracovníkům.

Osobně jsem si (téměř) přestal také řadit emaily do složek, mám jen základní složky pro "spam" z fór, složky pro osobní emaily, webdesign, webhosting, a obecnou složku "business", kde jsou nejdůležitější emaily. Další řazení emailů to složek je zbytečné, na to slouží kategorie, datum dokončení úkolu, případně velice silné integrované hledání.

Zásada produktivní organizace času a dokončení práce je, že nemám nepřečtené emaily. Jak mi dojde email, přečtu si jej, pokud je to nutné, přiřadím mu kategorii, prioritu, a případně i termín dokončení (typu udělat tento týden), a pokud je odpověď práce do jedné minuty, email ihned vyřídím a zpracuji.

V pravém sloupci v Outlooku mám neustále zobrazené aktivní úkoly z emailů, kalendáře, poznámek a dalších sekcí. Je to přehledné a hlavně velice efektivní. Pokud se člověk nechá řídit jen "svojí hlavou", udělá toho zásadně méně, má tendenci se "flákat" a věci odkládat. Outlook a princip okamžitého řešení věcí jej donutí dodržet termíny.

Integrace na Microsoft OneNote 2007

S emailem souvisí poznámky a projekty. A Microsoft Office OneNote 2007 je nejlepší aplikace pro tvorbu a správu poznámek. Máte jednání s klientem, píšete si poznámky k webu či k jinému projektu, a píšete je samozřejmě elektronicky do aplikace Microsoft OneNote 2007, součásti Microsoft Office. Papír a tužka je dávno pasé.

Poznámky můžete psát, kreslit, vkládat k nim přílohy či jiné související soubory k projektu. Vlastní OneNote aplikace přitom může běžet jak na desktopovém PC s Windows Vista či Windows XP, tak na Windows Mobile (například na HTC Kaiser).

Později vám klient pošle další podklady emailem, v Outlooku jen použijete ikonu "Odeslat do OneNote", a máte veškeré podklady k projektu na jednom místě.

Stejně tak můžete do OneNote odesílat kusy webových stránek, například fragmenty kódu či odkazy na webové stránky, které potřebujete.

Dostupnost dat kdykoliv a kdekoliv

Mimořádně důležitá věc u správy času je dostupnost těchto dat (emaily, kontakty, kalendář, poznámky, úkoly), kdykoliv a odkudkoliv.  A k tomu nutně potřebujete telefon spojený s PDA, tedy přesněji telefon s Windows Mobile.

Realita je taková, že když si řadu úkolů a poznámek člověk nemůže zapsat mobilně, nezapíše si je vůbec, respektive, až je u desktopu (třeba příští den), tak na to zapomene. Stačí meeting u klienta, pár hovorů, z nichž plynou nějaké úkoly, a kam si je zapíšete? Stejně tak je nutnost mít mobilně dostupný email (a to přijatou i odeslanou poštu).

Samotný Outlook je samozřejmě parádní základ pro organizaci času, kontrolu, i práci na projektech, a OneNote pro správu poznámek k projektům, ale druhý základ je mít tato data neustále u sebe. Tedy Windows Mobile, Outlook Mobile, OneNote Mobile, případně i Windows Live Mail Mobile a Windows Live Messenger Mobile.

Záleží samozřejmě na typu práce, ale 100% času u počítače nesedí nikdo. Moje produktivita neuvěřitelně vzrostla, když jsem přešel na kombinaci Outlook jako email, PIM a Contact Manager na PC, to samé na notebooku, a to samé v mobilní verzi na HTC Kaiser.

Navíc je geniální věc mít toto všechno synchronizované mezi více zařízeními, takže používám Windows Live Custom Domains pro @hulan.cz (tedy Live.com služby pro hulan.cz doménu), veškeré emaily (přijaté i odeslané) a s nimi spojené úkoly jsou na Live.com, a dělá se automatický sync na desktop, notebook i telefon.

Všude mám stejná data, na PC, telefonu i na webovém rozhraní. A vše je plně automatické a opravdu rychlé. O nic se nestarat a mít všechna data pořád u sebe, to je úžasná věc.

Mobilní navigace na meeting

Další skvělá věc k organizaci času je GPS a navigace na mobilu.

Flow je asi jasné. Přijde mi do Outlooku email, požadavek na schůzku, já z toho udělám úkol, zařadím jej jedním kliknutím do kategorie třeba "Webdesign - smlouvy", a zároveň se mi udělá automatický sync do telefonu (HTC Kaiser).

Hodinu před meetingem se mi telefon ozve s reminderem, protože nejsem u PC, zapnu tedy navigaci na telefonu, v TomTom 6 si vyhledám daný kontakt, u něj mám uloženou adresu (pokud jej nemám u kontaktu, bude u onoho emailu, který se mi automaticky synchronizoval na Outlook Mobile), a na tuto adresu se nechám opět zcela automaticky navigovat. Nemusím složitě a dlouho hledat nějakou uličku na Proseku na papírové mapě..

Vše to 100% funguje, člověk na nic nezapomíná, dobře si organizuje čas, a i pokud si potřebuje "osvěžit paměť" o půlnoci na party, má data u sebe.

Použitelnost a konkurence

Doporučuji to co jsem popisoval vyzkoušet.

Lepší integrace a funkčnost než dnešní Microsoft produkty neexistuje. A protože toto vše opravdu 100% funguje a nemá to ani zdaleka konkurenci, mám opravdu rád Microsoft.

Nikdo jiný nenabízí takto dokonale propojenou a funkční kombinaci software a hardware pro moji produktivitu.